Kā iespējot AI piezīmes pakalpojumā Teams

Īsa atbilde: AI piezīmes pakalpojumā Teams darbojas vislabāk, ja administratori vispirms iespējo pareizās Copilot un transkripcijas politikas, pēc tam organizatori ieslēdz Facilitator vai izmanto Recap atbalstītajās sanāksmēs. Ja licencēšana, transkripcija vai sanāksmes veids nav pareizi iestatīts, piezīmes var neparādīties vai var būt nepilnīgas.

Galvenie secinājumi:

Administratora kontrole: pirms mākslīgā intelekta piezīmju parādīšanās pārbaudiet Teams sapulču politikas.

Licences pārbaude: saskaņojiet koordinatora, kopsavilkuma un līdzpilota funkcijas ar pareizajām tiesībām.

Transkripcijas prasība: iespējojiet un palaidiet transkripciju, ja pēc sapulces mākslīgā intelekta piezīmes ir svarīgas.

Sanāksmes iekārtošana: Izmantojiet plānotas, atbalstītas sanāksmes ar skaidru darba kārtību, lai uzlabotu rezultātus.

Cilvēka veikta pārskatīšana: pirms piezīmju kopīgošanas pārbaudiet vārdus, lēmumus, termiņus un sensitīvu informāciju.

1. Ko nozīmē AI piezīmes pakalpojumā Teams 🤖

Pirms pievērsties tam, kā iespējot AI piezīmes pakalpojumā Teams, jums jānošķir trīs līdzīga izskata funkcijas:

• Mākslīgā intelekta ģenerētas piezīmes sanāksmes laikā — parasti nodrošina Teams sanāksmju koordinators.

• Mākslīgā intelekta piezīmes sadaļā “Recap” — piezīmes un papildu uzdevumi, kas tiek parādīti pēc sanāksmes vai pasākuma.

• Copilot sapulces piezīmes — piezīmes, kas ģenerētas, izmantojot Microsoft 365 Copilot, no sapulces tērzēšanas vai kopsavilkuma pieredzes.

Koordinators var ģenerēt reāllaika mākslīgā intelekta piezīmes, apkopot svarīgus lēmumus, dokumentēt atvērtos jautājumus, atbildēt uz jautājumiem sapulces tērzēšanā un palīdzēt pārvaldīt uzdevumus. Microsoft apgalvo, ka ir nepieciešama Microsoft 365 Copilot licence , lai gan iekšējās sapulces dalībnieki var redzēt tiešraides atjauninājumus, tiklīdz tas darbojas.

Šī atšķirība ir svarīga, jo viens cilvēks var teikt “AI piezīmes” un domāt noslīpēto tiešsaistes piezīmju paneli, bet cits cilvēks domā AI piezīmju cilni pēc sanāksmes. Tā pati virtuve, citas atvilktnes.

2. Īss kontrolsaraksts pirms mākslīgā intelekta piezīmju iespējošanas pakalpojumā Teams ✅

Lūk, sausā, bet svarīgā daļa. Mākslīgā intelekta piezīmes neparādās maģiski tikai tāpēc, ka kāds noklikšķina uz “Pievienoties”. Parasti ir nepieciešama atbilstoša licence, atbilstoša administratora politika, iespējota transkripcija un sapulces formāts, kas atbalsta šo funkciju.

Vispirms pārbaudiet šos:

• Jūsu organizācijai ir Microsoft 365 Copilot tiešsaistes koordinatora mākslīgā intelekta piezīmēm vai Teams Premium/Copilot , kur tiek izmantotas viedās atkārtošanas funkcijas.

• Transkripciju atļauj Teams sapulču politika.

• Administratora politika nebloķē Copilot.

• Šī ir ieplānota Teams sapulce, kurā šī funkcija tiek atbalstīta.

• Organizētājam vai prezentētājam ir atļauja ieslēgt attiecīgo mākslīgā intelekta funkciju.

• Sanāksme ir pietiekami gara un pārrakstīta, ja vēlaties pēc sanāksmes veikt AI piezīmes.

Microsoft Teams Premium licencēšanas dokumentācijā kā mākslīgā intelekta nodrošināta saziņas iespēja ir iekļauta iespēja “Skatīt mākslīgā intelekta ģenerētas piezīmes un uzdevumus no sanāksmēm” , savukārt atsevišķi norādījumos par koordinatoru ir norādīts, ka koordinatora pievienošanai vai ieslēgšanai ir nepieciešams Microsoft 365 Copilot.

Neliels āķis, jo, protams, tāds ir: mākslīgā intelekta piezīmes sadaļā “Recap” ir pieejamas notikumiem, kas ilga ilgāk par piecām minūtēm un tika transkribēti angļu valodā, un Microsoft arī norāda, ka formatējums var atšķirties atkarībā no transkripcijas valodas.

3. Kā iespējot mākslīgā intelekta piezīmes pakalpojumā Teams, ja esat administrators 🛠️

Administratoriem AI piezīmju iespējošana pakalpojumā Teams sākas Teams administrēšanas centrā, nevis pašā sapulcē. Šeit daudzi cilvēki nonāk grūtībās. Viņi turpina meklēt AI piezīmju pogu, bet politika fonā klusībā atbild ar “nē”.

Administratora ceļš parasti ir šāds:

1. Atveriet Teams administrēšanas centru.

2. Dodieties uz sadaļu Sanāksmes.

3. Atlasiet Sapulču politikas.

4. Izvēlieties esošu politiku vai izveidojiet jaunu.

5. Atrodiet Ierakstīšana un transkripcija .

6. Atrodiet “Copilot” .

7. Izvēlieties vienu no pieejamajām iespējām:

   • Ieslēgts

   • Ieslēgts, ja nepieciešams saglabāts transkripts

   • Ieslēgts, un transkripts pēc noklusējuma ir saglabāts

   • Izslēgts

8. Saglabājiet politiku un pārliecinieties, vai tā ir piešķirta pareizajiem lietotājiem.

Microsoft administratora norādījumos ir uzskaitīti šie Copilot sapulču politikas iestatījumi un paskaidrots, ka transkripcijas politika ietekmē to, vai Copilot var darboties sapulču laikā un pēc tām.

Jums arī jāapstiprina, ka pati transkripcija ir pieejama. Teams transkripcija ir politikas kontrolēta funkcija, un gan organizatoram, gan lietotājam, kurš sāk transkripciju, ir jāiespējo iestatījums sanāksmēm, tīmekļa semināriem vai kopsapulcēm, lai iekļautu transkriptus.

Šo daļu cilvēki izlaiž un pēc tam vaino Teams. Dažreiz Teams to ir pelnījuši. Tomēr ne vienmēr.

4. Kā iespējot mākslīgā intelekta piezīmes pakalpojumā Teams, plānojot sapulci 📅

Sanāksmju organizatoriem vienkāršākais veids ir sagatavot mākslīgā intelekta piezīmes pirms sanāksmes sākuma. Tas dod komandām vairāk iespēju uzvesties pieklājīgi, gluži kā kaķim, kas jau ir pabarots.

Lai plānošanas laikā pievienotu koordinatoru:

1. Atveriet kalendāru pakalpojumā Teams.

2. Atlasiet Jauns.

3. Ieslēdziet slēdzi Teams sapulcei .

4. Atlasiet Opcijas.

5. Dodieties uz Copilot un citiem mākslīgajiem intelektiem.

6. Pārliecinieties, vai opcijai “Atļaut kopilotu un koordinatoru” ir iestatīta viena no šīm vērtībām:

   • Tikai sanāksmes laikā

   • Sanāksmes laikā un pēc tās

7. Ieslēdziet slēdzi “Koordinators”

8. Atlasiet Lietot.

Microsoft norādījumos par koordinatoru teikts, ka šis ir plānošanas ceļš, un tajos arī norādīts, ka koordinatoru var pievienot tikai plānotajām sapulcēm, nevis kanālu sapulcēm, tūlītējām sapulcēm vai Teams zvaniem.

Noderīgs ir arī labs uzaicinājums uz sanāksmi. Aprakstā vai sanāksmes piezīmēs pievienojiet vienkāršu darba kārtību. Koordinators var pārbaudīt darba kārtību uzaicinājumā vai Loop sanāksmes piezīmēs un izmantot to, lai palīdzētu organizēt diskusiju. Nav maģija, bet diezgan tuvu tam, ja sanāksmē ir pārāk daudz "tikai vēl viena lieta" momentu.

5. Kā ieslēgt mākslīgā intelekta piezīmes tiešraides komandu sapulces laikā 🎙️

Varbūt plānošanas laikā aizmirsāt to iespējot. Gadās. Jūs atverat sapulci, kāds jautā: "Vai mākslīgais intelekts var veikt piezīmes?", un pēkšņi visi skatās uz organizatoru tā, it kā viņi kontrolētu mēnesi.

Lai ieslēgtu moderatoru sanāksmes laikā:

1. Pievienojieties Teams sapulcei.

2. Sapulces vadīklās atlasiet Citas darbības

3. Atlasiet Ieslēgt veicinātāju.

4. Izvēlieties sapulces valodu, ja Teams to prasa.

5. Pagaidiet dažas minūtes, līdz sāk parādīties piezīmes.

Kad moderators ir ieslēgts, piezīmju ikona mainās, norādot, ka mākslīgā intelekta ģenerētās piezīmes ir aktīvas. Microsoft norāda, ka piezīmes neparādās nekavējoties un to parādīšanās var aizņemt dažas minūtes, jo tās ir balstītas uz diskusiju, kas iemūžināta transkriptā.

Viena svarīga lomas detaļa: mobilo ierīču dalībnieki var redzēt tiešraides piezīmes, bet tikai organizatori vai prezentētāji, kas izmanto Teams datorā vai tīmeklī, var ieslēgt vai izslēgt koordinatoru sapulces laikā.

Tātad, ja kāds pievienojas no tālruņa taksometrā un jautā, kāpēc to nevar aktivizēt, tas varētu būt iemesls. Kaitinoši? Jā. Loģiski? Lielākoties.

6. Kā atrast AI piezīmes pēc Teams sanāksmes 🔎

Pēc sapulces beigām piezīmes nepazūd produktivitātes miglā. Parasti tās var atrast sapulces tērzētavā vai kopsavilkumā.

Lai pārskatītu mākslīgā intelekta ģenerētu saturu pēc sanāksmes:

1. Atveriet tērzēšanu pakalpojumā Teams.

2. Atlasiet sapulces tērzēšanu.

3. Augšpusē atlasiet Kopsavilkums

4. Izvēlieties Piezīmes vai AI piezīmesatkarībā no jūsu nomnieka redzamās pieredzes.

Microsoft apgalvo, ka moderatora ģenerētajam saturam var piekļūt, izmantojot sapulces tērzēšanu un sapulces piezīmes lietotnē Recap pēc sapulces beigām. Mākslīgā intelekta ģenerētās sapulces piezīmes tiek glabātas Microsoft Loop lapā, un sapulces dalībnieki var rediģēt šo Loop lapu pirms sapulces, tās laikā vai pēc tās.

Runājot par mākslīgā intelekta piezīmēm plašākā nozīmē, Microsoft norāda, ka lietotāji var skatīt manuālas un mākslīgā intelekta ģenerētas piezīmes, kā arī turpmākos uzdevumus, pasākuma kopsavilkumā atlasot mākslīgā intelekta piezīmes, ja vien sapulce atbilst transkripcijas prasībām.

Šeit AI Notes kļūst par vairāk nekā tikai sapulču triku. Jūs varat izgūt lēmumus, uzdevumus, nepamanīto kontekstu un turpmākos jautājumus, neatkārtojot visu sarunu, it kā jūs izmeklētu nozieguma vietu nelielā birojā 🕵️.

7. Salīdzināšanas tabula: veidi, kā izmantot AI piezīmes pakalpojumā Teams 📊

Metode/funkcija	Vislabāk piemērots	Galvenā prasība	Ko jūs iegūstat	Nedaudz kaitinoši
Koordinatora tiešraides AI piezīmes	Sanāksmes, kurās cilvēkiem sarunas laikā ir nepieciešamas piezīmes	Microsoft 365 Copilot licence	Reāllaika piezīmes, lēmumi, jautājumi, uzdevumi	Nepieciešams atbalstīts sapulces veids — ne katra sapulce darbojas
Mākslīgā intelekta piezīmes kopsavilkumā	Notiek iepazīšanās pēc sanāksmes	Transkripēta atbilstošā sanāksme	Piezīmes, uzdevumi, satura kopsavilkums	Nerādīs, ja trūkst transkripcijas
Copilot “Ģenerēt sapulces piezīmes”	Īsi kopsavilkumi pēc sanāksmes	Microsoft 365 koppilots	Galvenās tēmas un rīcības elementi	Protams, jums tas vēl ir jāpārbauda
Manuālās Teams piezīmes	Vienkāršas iekšējās sanāksmes	Pamata piekļuve sapulces piezīmēm	Darba kārtība, piezīmes, uzdevumi	Kādam ir jāraksta, traģiski, bet patiesi
Ieraksts un transkripts	Pārskatīšanas un atbilstības darbplūsmas	Ierakstīšanas/transkribēšanas politika ir iespējota	Meklējams transkripts un atskaņošanas konteksts	Var radīt jautājumus par krātuvi un privātumu

Microsoft atbalsta vadlīnijās par Copilot ģenerētām piezīmēm teikts, ka lietotāji var atlasīt Copilot no sapulces tērzēšanas, izvēlēties papildu uzvednes, ģenerēt sapulces piezīmes, kopēt tās un ielīmēt citur, vienlaikus atgādinot lietotājiem pārbaudīt mākslīgā intelekta izvadi, jo tā var būt nepareiza.

8. Labākā sapulču iestatīšana labākām mākslīgā intelekta piezīmēm pakalpojumā Teams 🧠

Zināt, kā iespējot mākslīgā intelekta piezīmes pakalpojumā Teams, ir puse no darba. Vērtīgu piezīmju iegūšana ir otra puse. Mākslīgais intelekts ir labs struktūras veidotājs, taču tas nav domu lasītājs ar austiņām. Tam ir nepieciešama skaidra ievade.

Izmantojiet šo iestatījumu:

• Pirms sanāksmes pievienojiet skaidru darba kārtību.

• Skaļi sakiet lēmumus: “Lēmums: nākamnedēļ sāksim izmēģinājuma projektu.”

• Piešķiriet īpašniekus mutiski: “Maija ir atbildīga par turpmāko sadarbību ar finansēm.”

• Pirms tēmas maiņas ieturiet pauzi.

• Izvairieties no piecu cilvēku sarunām viens otram pāri. Jā, ambiciozi.

• Izmantojiet nosaukumus konsekventi, lai uzdevumu īpašumtiesības būtu skaidrākas.

• Cik vien iespējams, saglabājiet sapulces valodu konsekventu.

• Pirms plaši kopīgojat piezīmes, pārbaudiet tās.

Koordinators var noteikt darba kārtības no sanāksmes ielūguma vai Loop sanāksmes piezīmēm, un tas var palīdzēt izsekot darba kārtības tēmām sanāksmes laikā.

Kluss un efektīvs triks: paziņojiet savus darbības vienumus tā, it kā jūs stāstītu ļoti nogurušam asistentam. Nevis robotiski, tikai skaidri. “Darbības vienums: Džordans nosūtīs atjaunināto kāršu komplektu.” Šāda veida teikums padara mākslīgā intelekta piezīmes daudz mazāk neskaidras.

9. Biežāk sastopamās problēmas, ja AI piezīmes netiek rādītas ⚠️

Ja pakalpojumā Teams trūkst mākslīgā intelekta piezīmju, nekavējoties neuzskatiet, ka funkcija ir bojāta. Tā varētu būt, taču pastāv vairāki parastie bloķētāji.

Biežākie cēloņi ir:

• Nav Copilot vai Teams Premium tiesību funkcijai, kuru mēģināt izmantot.

• Teams sapulču politikās ir atspējota līdzdalība Copilot

• Transkripcija ir atspējota organizatoram vai personai, kas mēģina to sākt.

• Sanāksme ir pārāk īsa, lai veiktu AI piezīmes.

• Sanāksme netika transkribēta.

• Neatbalstīts sapulces veids, piemēram, kanāla sapulce koordinatoram.

• Nepareiza loma, piemēram, dalībnieks mēģina ieslēgt moderatoru.

• Ārējo dalībnieku ierobežojumi.

• Sensitivitātes etiķetes vai šifrēšana bloķē darba kārtības izgūšanu.

Microsoft dokumentācijā ir norādīts, ka Teams izmanto pasākuma transkriptu, apmeklējuma datus un PowerPoint Live datus, lai nodrošinātu mākslīgā intelekta darbinātas viedās atkārtošanas funkcijas, tāpēc trūkstoši transkripta dati var nozīmēt mākslīgā intelekta atkārtošanas vērtības trūkumu.

Lai skatītu tiešraides vadītāja piezīmes, atcerieties, ka tikai organizatori un prezentētāji datorā vai tīmeklī var ieslēgt vai izslēgt vadītāju sapulces laikā. Mobilo ierīču lietotāji var skatīt tiešraides piezīmes, bet nevar aktivizēt šo funkciju tādā pašā veidā.

10. Konfidencialitāte, atļaujas un noteikums “Lūdzu, pārbaudiet šo” 🔐

Mākslīgā intelekta piezīmes ir noderīgas, taču tās nav ne juridiskais stenogrāfs, ne atbilstības speciālists, ne jūsu detaļām apsēstais kolēģis. Tās tiek ģenerētas no sanāksmju datiem, un tajās var trūkt konteksta, kaut ko neveikli formulēt vai nekārtīgu diskusiju pārvērst pārliecinošā kopsavilkumā, kas ir tikai lielākoties pareizs.

Microsoft norāda, ka mākslīgā intelekta ģenerētais saturs Teams kopsavilkumā ir balstīts uz pasākuma transkriptu un to nodrošina GPT un citi mākslīgā intelekta modeļi, un ka tas var būt neprecīzs, nepilnīgs vai nepiemērots.

Tātad praktiskais noteikums ir vienkāršs:

• Pirms nosūtīšanas klientiem pārskatiet mākslīgā intelekta piezīmes.

• Pārbaudiet lēmumus, skaitļus, vārdus un termiņus.

• Pirms sensitīvas informācijas glabāšanas vai pārsūtīšanas apstipriniet to.

• Nepaļaujieties uz mākslīgā intelekta piezīmēm kā vienīgo ierakstu juridisko, personāla vadības, finanšu vai regulēto lēmumu pieņemšanai.

• Pārliecinieties, ka dalībnieki saprot transkripcijas un mākslīgā intelekta ģenerētu kopsavilkumu politikas.

Pakalpojumā Teams ir arī sapulču opcijas un administratora vadīklas sensitīvam sapulču saturam, tostarp vadīklas, kas saistītas ar kopēšanu, pārsūtīšanu, ierakstiem, transkriptiem un mākslīgā intelekta ģenerētām atziņām.

Nedaudz paranojas šeit ir veselīgas. Nevis folijas paranoja, tikai paranoja "varbūt neielīmēt neapstrādātu mākslīgā intelekta kopsavilkumu tāfeles piezīmēs, to neizlasot".

11. Ieviešanas padomi komandu administratoriem un vadītājiem 🚀

AI piezīmju ieviešana vislabāk darbojas, ja vienkārši neieslēdzat slēdzi un negaidāt, ka visi uzvedīsies kā apmācības video.

Vienkāršs ieviešanas plāns:

1. Izvēlieties nelielu pilotgrupu.

2. Apstipriniet licences un politikas.

3. Iespējojiet transkripcijas un Copilot iestatījumus šai grupai.

4. Izveidojiet testa sanāksmi.

5. Izmēģiniet tiešraides vadītāja piezīmes.

6. Izmēģiniet pēc sanāksmes veiktās kopsavilkuma mākslīgā intelekta piezīmes.

7. Dokumentējiet precīzas darbības, kuras redz jūsu lietotāji.

8. Izveidojiet īsu iekšējo rokasgrāmatu “kad lietot mākslīgo intelektu” (MI) piezīmes.

9. Iekļaujiet atgādinājumus par privātumu.

10. Pajautā cilvēkiem, kas viņus mulsināja, jo viņi tev pateiks. Skaļi.

Izmēģinājuma versijas iemesls ir tāds, ka Teams pieredze var atšķirties atkarībā no licencēšanas, administratora politikas, sapulces veida, klienta versijas un organizācijas iestatījumiem. Tā nav viena liela sarkana poga. Tā drīzāk ir kā atvilktne, kas pilna ar pogām, dažas no tām ir labāk apzīmētas nekā citas.

12. Ātra atbilde: Kā iespējot mākslīgā intelekta piezīmes pakalpojumā Teams 🏁

Šeit ir saīsināta versija par to, kā iespējot AI piezīmes pakalpojumā Teams:

Administratoriem:

• Dodieties uz Teams administrēšanas centru.

• Atvērtās sanāksmes > Sanāksmju politikas.

• Sadaļā Ierakstīšana un transkripcijaiespējojiet pareizo Copilot politiku.

• Pārliecinieties, vai transkripcija ir atļauta.

• Piešķiriet politiku pareizajiem lietotājiem.

Organizatoriem:

• Izveidojiet ieplānotu Teams sapulci.

• Atveriet Opcijas > Otrais pilots un citi mākslīgie intelekti.

• Iestatiet “Atļaut kopilotu un koordinatoru” uz iespējotu.

• Ieslēdziet veicinātāju.

• Lietojiet iestatījumu.

Sanāksmes laikā:

• Atlasiet Vairāk darbību.

• Izvēlieties Ieslēgt veicinātāju.

• Pagaidiet dažas minūtes, līdz parādīsies mākslīgā intelekta ģenerētas piezīmes.

Pēc sanāksmes:

• Atveriet sapulces tērzēšanu.

• Dodieties uz kopsavilkumu.

• Atlasiet Piezīmes vai Mākslīgā intelekta piezīmes.

Tā ir tīrā versija. Praktiskajā versijā ir iekļauta licenču, politiku, transkripcijas, lomu pārbaude un tas, vai Teams ir kāda no šīm dienām.

Noslēguma domas 💬

Kā iespējot AI piezīmes pakalpojumā Teams, nav grūti, kad daļas ir sakārtotas, taču tās ir viegli sajaukt. Administratori kontrolē politikas vārtus. Organizatori kontrolē sapulces iestatīšanu. Prezentētāji un organizatori var aktivizēt koordinatoru atbalstītajās sapulcēs. Transkripcija dod AI kaut ko, no kā strādāt. Kopsavilkums ir vieta, kur sapulce kļūst meklējama, pāršķirstāma un — ideālā gadījumā — mazāk atmiņas purva.

Vislabākā iestatīšana ir vienkārša: iespējojiet pareizās politikas, ieslēdziet transkripciju, pareizi ieplānojiet sapulci, izmantojiet moderatoru, kad ir svarīgas tiešraides piezīmes, un pārskatiet rezultātu, pirms to uztverat kā akmens plāksnēs iegravētu patiesību 🪨. Mākslīgā intelekta piezīmes ir ļoti noderīgas, taču tās joprojām ir piezīmes no mašīnas, kas klausās cilvēku viens otra pārtraukumos. Tāpēc jā, izmantojiet tās. Vienkārši nedaudz paceliet vienu uzaci.

Reālās pasaules piemērs: AI piezīmju izmantošana iknedēļas klienta projekta sanāksmē 🧾

Scenārijs

Iedomājieties nelielu tīmekļa aģentūru, kas katru nedēļu vada 45 minūšu Teams sapulci ar klientu. Atkal un atkal rodas vienas un tās pašas problēmas: lēmumi tiek aprakti tērzēšanā, darbības elementi tiek daļēji atcerēti, un kāds pēc katras sapulces pavada 20–30 minūtes, pārvēršot sapinušās piezīmes klienta atjauninājumā.

Šis ir izdomāts, bet reālistisks scenārija piemērs. Aģentūra izmanto AI Notes pakalpojumā Teams, lai izveidotu sapulces piezīmju pirmo melnrakstu, pēc tam projektu vadītājs pārskata rezultātu, pirms kaut kas tiek nosūtīts klientam. Šī pēdējā daļa ir svarīga. Mākslīgais intelekts palīdz administrēšanas darbā, nevis aizstāj cilvēku, kurš saprot projektu.

Sapulce ir ieplānota pakalpojumā Teams, transkripcija ir iespējota un moderators ir ieslēgts pirms zvana sākuma. Tas atbilst raksta galvenajam punktam: AI piezīmes vislabāk darbojas, ja vispirms ir sakārtotas licences, sapulces politika, transkripcija un sapulces iestatīšana.

Kas asistentam ir nepieciešams

Šim pasākumam organizators sagatavo:

Ieplānota Teams sapulce, nevis ātra ad hoc saruna.

Īsa darba kārtība sanāksmes ielūgumā.

Sapulcei ir iespējota transkripcija.

Koordinators ieslēgts pirms sanāksmes sākuma.

Projekta vadītājs, kuram ir piešķirta AI piezīmju pārskatīšana.

Vienkāršs kontrolsaraksts vārdiem, datumiem, izmaksām, termiņiem un klientu lēmumiem.

Laba darba kārtība varētu izskatīties šādi:

Dienas kārtība:

Apskatiet pagājušās nedēļas rezultātus.

Apstipriniet sākumlapas kopijas izmaiņas.

Izlemiet, vai saglabāt vai noņemt cenu lapas video.

Piešķirt īpašniekus palaišanas uzdevumiem.

Apstipriniet nākamās pārskatīšanas datumu.

Tas piešķir mākslīgajam intelektam lielāku struktūru nekā neskaidrs “projekta atkārtojuma” uzaicinājums. Tas arī palīdz cilvēkiem palikt nedaudz mazāk izkliedētiem, kas vienmēr ir bonuss.

Instrukcijas piemērs

Sanāksmes sākumā organizators var teikt kaut ko līdzīgu:

“Šodien lēmumu un rīcības elementu reģistrēšanai mēs izmantojam mākslīgā intelekta ģenerētas piezīmes. Lūdzu, skaidri norādiet lēmumus, iekļaujiet katra uzdevuma īpašnieka vārdu un, ja iespējams, norādiet termiņus. Mēs pārskatīsim piezīmes pirms to kopīgošanas pēc sanāksmes.”

Sanāksmes laikā projekta vadītājs var skaidri norādīt veicamās darbības:

“Lēmums: cenu lapas video paturam publicēšanai.”

“Darbība: Prija nosūtīs pārskatīto mājaslapas tekstu līdz ceturtdienai plkst. 15:00.”

“Darbības vienums: Marks līdz piektdienai pārbaudīs, vai analītikas tagi darbojas pareizi.”

Sākumā tas var šķist nedaudz formāli, taču tas dod mākslīgajam intelektam skaidrus pamatus darbam. Tiek ievadītas neskaidras diskusijas, tiek izvadītas neskaidras piezīmes. Tiek ievadīti skaidri lēmumi, tiek izvadītas praktiskas piezīmes.

Kā to pārbaudīt

Pirms ieviešanas visā komandā veiciet nelielu trīs sanāksmju testu.

1. sapulce: Izmantojiet tikai parastās manuālās piezīmes.

2. sapulce: Izmantojiet mākslīgā intelekta piezīmes, bet bez strukturētas darba kārtības.

3. sanāksme: Izmantojiet mākslīgā intelekta piezīmes ar skaidru darba kārtību un runātu rīcības vienumu formātu.

Pēc katras tikšanās reizes pārbaudiet:

Cik ilgs laiks nepieciešams, lai sagatavotu klientam gatavās piezīmes.

Cik daudz darbības vienumu ir jālabo.

Vai termiņi ir pareizi fiksēti.

Vai katram uzdevumam ir piešķirts pareizais īpašnieks.

Vai kopsavilkumā ir iekļauts kaut kas tāds, par ko netika panākta vienošanās.

Pirms jebkādu dokumentu nosūtīšanas ārējai personai recenzentam ir jāsalīdzina mākslīgā intelekta piezīmes ar transkriptu. Tas ir īpaši svarīgi attiecībā uz naudu, laika grafikiem, juridiskiem formulējumiem, apstiprinājumiem vai klientu saistībām.

Rezultāts

Ilustratīvais rezultāts, kas balstīts uz trīs 45 minūšu projekta sanāksmju parauga laika noteikšanu:

Tikai manuālas piezīmes: tīra klienta atjauninājuma izveidei nepieciešamas 28 minūtes.

Mākslīgā intelekta piezīmes bez skaidras darba kārtības: 17 minūtes piezīmju pārskatīšanai un sakārtošanai.

Mākslīgā intelekta piezīmes ar darba kārtību un skaidriem runātiem rīcības punktiem: 9 minūtes, lai pārskatītu un nosūtītu galīgo atjauninājumu.

Tas ir aptuveni 19 minūšu ietaupījums katrā sanāksmē, salīdzinot ar manuālo procesu. Četrās iknedēļas klientu sanāksmēs mēnesī tas būtu aptuveni 76 minūšu ietaupījums vienam projektu vadītājam mēnesī.

Kvalitātes pārbaude ir tikpat svarīga kā laika ietaupīšana. Šajā testa piemērā strukturētā AI piezīmju versija pareizi uztvēra 8 no 9 darbības vienumiem. Vienīgā kļūda bija termiņš, kas bija jālabo cilvēkam. Tieši tāpēc AI piezīmes jāuzskata par spēcīgu pirmo melnrakstu, nevis par galīgo patiesības avotu.

Kas var noiet greizi

Visbiežāk pieļautā kļūme ir neskaidra runa. Ja kāds saka: “Sakārtosim to nākamnedēļ”, mākslīgais intelekts var nezināt, kam pieder “tas” vai ko nozīmē “nākamnedēļ”.

Citi riski ietver:

Uzdevums tiek piešķirts nepareizajai personai.

Mīksts ieteikums, kas tiek rakstīts kā stingrs lēmums.

Termiņš ir nokavēts vai nepareizi noklausīts.

Piezīmēs, kas tiek pārāk plaši kopīgotas, parādās sensitīva klienta informācija.

Stenogramma nav pieejama, kas vājina kopsavilkumu pēc sanāksmes.

Organizētājs pieņem, ka mākslīgā intelekta piezīmes automātiski ir pareizas, jo tās izskatās kārtīgas.

Risinājums nav glamūrīgs, bet efektīvs: izmantojiet pārskatīšanas kontrolsarakstu, apstipriniet veicamās darbības pirms sanāksmes beigām un nesūtiet neapstrādātas mākslīgā intelekta piezīmes tieši klientam.

Praktiska līdzņemšana

Mākslīgā intelekta piezīmes pakalpojumā Teams vislabāk darbojas, ja sapulce jau ir labi vadīta. Pievienojiet darba kārtību, ieslēdziet pareizos iestatījumus, skaidri formulējiet lēmumus un norīkojiet vienu personu, kas atbild par pārskatīšanu. Izdariet to, un mākslīgā intelekta piezīmes dažu minūšu laikā var pārvērst pārblīvētu sapulci par izmantojamu turpinājuma dokumentu, nevis izveidot vēl vienu dokumentu, par kuru visiem vēlāk būs jāapspriež.

Bieži uzdotie jautājumi

Kā iespējot AI piezīmes pakalpojumā Teams kā administratoram?

Lai iespējotu AI piezīmes pakalpojumā Teams kā administrators, sāciet Teams administrēšanas centrā. Dodieties uz sadaļu Sapulces, atveriet Sapulču politikas un pārskatiet sadaļu Ierakstīšana un transkripcija. Pārliecinieties, vai ir atļauta Copilot un vai transkripcija ir iespējota pareizajiem lietotājiem. Politika ir jāpiešķir arī personām, kurām ir jābūt piekļuvei AI piezīmēm.

Kādas licences man ir nepieciešamas AI piezīmēm pakalpojumā Teams?

Licence ir atkarīga no AI piezīmju funkcijas, kuru vēlaties izmantot. Tiešraides AI ģenerētām piezīmēm, izmantojot Facilitator, parasti ir nepieciešams Microsoft 365 Copilot. AI piezīmēm Recap var būt nepieciešama Teams Premium vai Copilot piekļuve. Daudzās organizācijās administratoriem pirms pieņemt, ka funkcija ir pieejama, ir jāpārbauda gan licencēšanas, gan sapulču politikas.

Kāpēc AI piezīmes netiek rādītas manā Teams sapulcē?

Mākslīgā intelekta piezīmes var neparādīties, ja Copilot ir atspējots, transkripcija ir bloķēta vai sapulces veids netiek atbalstīts. Sapulce var būt arī pārāk īsa, nav transkribēta vai tai trūkst pareizo organizatora atļauju. Bieži sastopams risinājums ir pārbaudīt lietotāja licenci, Teams sapulces politiku, transkripcijas iestatījumus un to, vai sapulce tika ieplānota, nevis sākta nekavējoties.

Vai varu ieslēgt mākslīgā intelekta piezīmes tiešraides Teams sapulces laikā?

Jā, atbalstītajās sapulcēs organizators vai prezentētājs var ieslēgt koordinatoru sapulces laikā. Parasti to var izdarīt sapulces vadīklās sadaļā “Papildu darbības” un pēc tam izvēloties “Ieslēgt koordinatoru”. Piezīmju parādīšanās var ilgt dažas minūtes, jo Teams ir nepieciešams diskusijas saturs no transkripta, pirms tā var ģenerēt noderīgas piezīmes.

Kur es varu atrast AI piezīmes pēc Teams sapulces?

Pēc sapulces atveriet sapulces tērzēšanu pakalpojumā Teams un atlasiet “Recap”. Atkarībā no iestatījumiem var tikt parādītas piezīmes vai mākslīgā intelekta piezīmes. Koordinatora ģenerētas piezīmes var tikt parādītas arī sapulces tērzēšanā un sapulces piezīmēs. Parasti pēc sapulces mākslīgā intelekta piezīmes vislabāk darbojas, ja sapulce ir transkribēta un atbilst funkciju prasībām.

Kāda ir atšķirība starp moderatora, kopsavilkuma un līdzvadītāja sanāksmju piezīmēm?

Koordinators galvenokārt ir paredzēts tiešraides mākslīgā intelekta ģenerētām piezīmēm sanāksmes laikā. Kopsavilkums ir vieta, kur lietotāji pēc tam pārskata piezīmes, uzdevumus un sanāksmes saturu. Copilot sanāksmes piezīmes tiek ģenerētas, izmantojot Copilot pieredzi no sanāksmes tērzēšanas vai kopsavilkuma. Tās pārklājas, taču tās nav tieši viena un tā pati funkcija, tāpēc iestatīšanas prasības var atšķirties.

Vai Teams sapulcēm ir nepieciešama transkripcija, lai mākslīgā intelekta piezīmes darbotos?

Daudzās Teams mākslīgā intelekta piezīmju darbplūsmās transkripcija ir būtiska, jo tā dod mākslīgajam intelektam kaut ko analizēt. Mākslīgā intelekta piezīmju kopsavilkums ir īpaši atkarīgs no transkripcijas pieejamības un atbilstības sapulcei. Administratoriem ir jāapstiprina, ka transkripcija ir atļauta sapulces politikās, un organizatoriem ir jānodrošina, ka sapulce tiek transkribēta, kad viņiem ir nepieciešamas piezīmes pēc sapulces.

Kas var ieslēgt mākslīgā intelekta piezīmju koordinatoru pakalpojumā Teams?

Koordinētāju parasti var ieslēgt organizatori vai prezentētāji, izmantojot Teams datorā vai tīmeklī. Mobilo ierīču lietotāji, iespējams, varēs skatīt tiešraides piezīmes, taču viņi, iespējams, nevarēs paši aktivizēt koordinatoru. Šī lomu atšķirība bieži vien izskaidro, kāpēc viens dalībnieks redz piezīmju opciju, bet cits to nevar iespējot.

Kā es varu iegūt labākas mākslīgā intelekta ģenerētas sapulču piezīmes pakalpojumā Teams?

Izmantojiet skaidru darba kārtību, skaļi nosauciet lēmumus un skaidri piešķiriet rīcības punktus pēc to nosaukumiem. Ja iespējams, izvairieties no cilvēku sarunām un saglabājiet sapulces valodu konsekventu. Mākslīgā intelekta piezīmes vislabāk darbojas, ja sapulcei ir struktūra. Ir arī noderīgi pārskatīt piezīmes pirms to plašas kopīgošanas.

Vai AI piezīmes pakalpojumā Teams ir pietiekami uzticamas, lai tās kopīgotu?

Mākslīgā intelekta piezīmes ir noderīgas, taču tās joprojām ir jāpārbauda pirms kopīgošanas, īpaši ar klientiem vai vadību. Pārskatiet vārdus, skaitļus, lēmumus, termiņus un sensitīvas detaļas. Raksta praktiskais noteikums ir izturēties pret mākslīgā intelekta piezīmēm kā pret noderīgu melnrakstu, nevis kā pret perfektu juridisko vai atbilstības dokumentu. Cilvēka veikta pārskatīšana joprojām ir svarīga.

Atsauces

1. Microsoft atbalsts — Microsoft Teams sapulču koordinators — support.microsoft.com

2. Microsoft Learn — Copilot sapulces politikas iestatījumi — learn.microsoft.com

Atrodiet jaunāko mākslīgo intelektu oficiālajā mākslīgā intelekta palīgu veikalā

Par mums