Kā izmantot mākslīgo intelektu darbā [video un viktorīna]

Īsumā: Izmantojiet mākslīgo intelektu darbā, lai veiktu dokumentu izstrādi, apkopošanu, organizēšanu un analīzi ar zemu risku, vienlaikus nodrošinot darbinieku atbildību par precizitāti un lēmumu pieņemšanu. Sāciet ar vienu atkārtotu uzdevumu, noņemiet sensitīvu informāciju un pārskatiet katru rezultātu, īpaši, ja tas varētu ietekmēt kādas personas tiesības, iztiku, drošību vai nākotni.

Atbildība: Nodrošināt, lai kvalificēti cilvēki saglabātu atbildību par ietekmīgiem lēmumiem un galīgajiem apstiprinājumiem.

Konfidencialitāte: izmantojiet apstiprinātus rīkus un pirms jebkādu datu iesniegšanas noņemiet konfidenciālu vai identificējošu informāciju.

Caurspīdīgums: Atklājiet informāciju par mākslīgā intelekta izmantošanu, kad vien to pieprasa darba vietas politika, klientu cerības vai iespējamās sekas.

Verifikācija: pārbaudiet faktus, īpašniekus, termiņus un pieņēmumus, salīdzinot tos ar oriģinālo avota materiālu.

Testēšana: pirms jebkuras darbplūsmas paplašināšanas izmēriet kopējo laiku, nepieciešamos labojumus un ietekmi uz lietotāju.

1. Ko ietver mākslīgā intelekta izmantošana darbā

Mākslīgā intelekta izmantošana darbā ne vienmēr nozīmē cilvēka aizstāšanu vai pilnīga darba automatizāciju. Vairumā darbavietu mākslīgais intelekts ir daudz vērtīgāks kā atbalsta rīks.

Domājiet par to kā par ātru, nedaudz pārāk pārliecinātu palīgu.

Tas var jums palīdzēt:

• E-pasta un dokumentu melnraksti

• Apkopojiet garu informāciju

• Ģenerēt idejas

• Organizējiet izkaisītās piezīmes

• Analizēt pamata datus

• Gatavošanās sanāksmēm

• Izveidojiet kontrolsarakstus un plānus

• Pārrakstiet saturu dažādām auditorijām

• Izskaidrojiet nepazīstamus jēdzienus

• Pārvērtiet raupjas domas par kaut ko izmantojamu

Mākslīgais intelekts bieži vien var izveidot pienācīgu pirmo versiju dažu sekunžu laikā. Tā var nebūt perfekta – dažreiz tā ir pārāk formāla, dažreiz atkārtota, un ik pa laikam tā pārliecinoši ieklīst dzīvžogā.

Tomēr sākt ar kaut ko parasti ir vieglāk nekā sākt bez nekā.

Mērķis nav ļaut mākslīgajam intelektam pārņemt jūsu domāšanu. Mērķis ir pavadīt mazāk laika mazvērtīgām problēmām, lai jums būtu vairāk enerģijas spriedumiem, radošumam, attiecībām un lēmumiem.

2. Kāpēc ir svarīgi iemācīties izmantot mākslīgo intelektu darbā

Darbs ir pilns ar sīkiem uzdevumiem, kas patērē vairāk laika, nekā tie ir pelnījuši.

Piecu minūšu e-pasts pārvēršas divdesmit minūtēs, jo nevarat atrast pareizo ievadfrāzi. Sanāksmes rezultātā tiek sagatavotas trīs piezīmju lappuses, bet nav skaidru darbību. Jāpārraksta ziņojums augstākajai vadībai, klientiem un tehniskajai komandai. Pēkšņi puse pēcpusdienas ir pazudusi.

Mākslīgais intelekts var samazināt laiku, kas pavadīts, pārvietojot informāciju no vienas formas uz citu.

Piemēram:

• Piezīmes kļūst par kopsavilkumu

• Kopsavilkums kļūst par e-pastu

• E-pasts kļūst par prezentācijas izklāstu

• Aptuvena ideja kļūst par projekta plānu

• Izklājlapa kļūst par rakstisku skaidrojumu

• Sarežģīta politika kļūst par skaidru un pieejamu ceļvedi

Tieši šeit parasti parādās produktivitātes pieaugums. Ne dramatiskos “mākslīgais intelekts tagad vada uzņēmumu” brīžos, bet gan desmitiem nelielu uzlabojumu.

Tas ir mazliet līdzīgi kā tīrīt oļus no kurpes. Viens oļiņš vēl nav krīze, bet staigāt apkārt ar divpadsmit oļiem visu dienu ir smieklīgi.

Mākslīgais intelekts var arī padarīt zināšanas pieejamākas. Jauns darbinieks var lūgt nepazīstamas terminoloģijas skaidrojumu. Vadītājs var izpētīt dažādus veidus, kā strukturēt atsauksmes. Pārdevējs var sagatavot jautājumus nozarei, kuru viņš vēl nesaprot.

Pārdomāti izmantots, mākslīgais intelekts palīdz cilvēkiem ātrāk sasniegt stabilu sākumpunktu.

3. Labākie darba vietas uzdevumi, ko uzticēt mākslīgajam intelektam

Vienkāršākais veids, kā izprast, kā izmantot mākslīgo intelektu darbā, ir sadalīt uzdevumus trīs kategorijās: izveide, pārveidošana un analīze.

Izveidot

Mākslīgais intelekts var izveidot pirmo melnrakstu, pamatojoties uz jūsu norādījumiem.

Piemēri ir šādi:

• E-pasti

• Priekšlikumi

• Darba apraksti

• Darba kārtības

• Sociālo tīklu ieraksti

• Apmācības materiāli

• Klientu atbildes

• Prezentācijas izklāsts

• Intervijas jautājumi

Frāzei “pirmais melnraksts” šeit ir nozīme. Mākslīgā intelekta ģenerēts saturs parasti ir jāpārskata pirms tā nosūtīšanas, publicēšanas vai prezentēšanas.

Pārveidot

Šis ir viens no spēcīgākajiem mākslīgā intelekta pielietojumiem darbavietā. Jūs sniedzat tam esošo informāciju un lūdzat mainīt formātu, garumu, stilu vai sarežģītības līmeni.

Piemēram:

• Saīsiniet garu ziņojumu

• Pārveidojiet piezīmes par darbību vienumiem

• Pārrakstiet tehnisko valodu klientiem

• Pārveidot rindkopu par aizzīmēm

• Padariet ziņojumu profesionālāku

• Pārveidot transkriptu par kopsavilkumu

• Tulkojiet iekšējo žargonu skaidrā ikdienas valodā

Transformācijas uzdevumi parasti darbojas labi, jo mākslīgajam intelektam ir materiāls, no kura strādāt. Tas neizgudro visu no nulles.

Analizēt

Mākslīgais intelekts var arī palīdzēt identificēt modeļus, salīdzināt informāciju un strukturēt problēmu.

Praktiskās analīzes uzdevumi ietver:

• Klientu atsauksmju grupēšana tēmās

• Vairāku iespēju salīdzināšana

• Iespējamo risku identificēšana

• Plāna nepilnību atrašana

• Plusu un mīnusu radīšana

• Iesakiet jautājumus, kurus, iespējams, esat palaidis garām

• Tendenču skaidrošana datu kopā

• Atbalsta pieprasījumu kategorizēšana

Tomēr mākslīgā intelekta analīze jāuztver kā palīdzība, nevis neapstrīdama patiesība. Tā var palaist garām kontekstu vai izdarīt pieņēmumus, kas šķiet saprātīgi, bet ir pilnīgi nepareizi. Stūre joprojām ir cilvēka veikta pārskatīšana 🚗

4. Salīdzināšanas tabula: praktiski veidi, kā izmantot mākslīgo intelektu darbā

Darba vietas uzdevums	Ko spēj mākslīgais intelekts	Labākais sniegtais ieguldījums	Vai nepieciešama cilvēka veikta pārskatīšana?	Kāpēc tas darbojas
E-pasta rakstīšana	Melnraksts, saīsinājums, mīkstinājums, skaidrojums	Saņēmējs, mērķis, galvenie fakti, vēlamā darbība	Jā	Novērš tukšas lapas berzi
Sanāksmes piezīmes	Apkopot un iegūt darbības	Transkripts vai strukturētas piezīmes	Noteikti	Ātri atdala diskusijas no lēmumiem
Pētījuma plānošana	Iesakiet jautājumus un tēmu jomas	Skaidrs mērķis un auditorija	Jā — fakti ir jāpārbauda	Palīdz izveidot sākuma sistēmu
Projektu vadība	Izveidojiet plānus, atskaites punktus, riskus	Darbības joma, termiņš, komanda, ierobežojumi	Jā	Organizē izkliedēto informāciju
Datu interpretācija	Izskaidrojiet modeļus un anomālijas	Tīri dati un biznesa konteksts	Nepieciešama stingra pārskatīšana	Atvieglo skaitļu apspriešanu
Ideju ģenerēšana	Ģenerējiet idejas un alternatīvas	Konkrēta problēma un robežas	Vidējs	Ražo diapazonu, dažreiz negaidīti efektīvu
Klientu atbalsts	Atbilžu melnraksti un problēmu klasificēšana	Klienta vēstījums un uzņēmuma norādījumi	Jā, īpaši delikātos gadījumos	Paātrina ikdienas reakcijas
Dokumentu rediģēšana	Uzlabojiet toni, gramatiku, struktūru	Oriģinālais teksts un paredzētā auditorija	Parasti	Ātrāk nekā rediģēt teikumu pa teikumam
Mācīšanās	Izskaidrojiet jēdzienus un izveidojiet viktorīnas	Tēma, prasmju līmenis, darba scenārijs	Viegls līdz vidēji stiprs	Padara apmācību personalizētāku
Lēmumu atbalsts	Salīdziniet iespējas un virspusējos riskus	Kritēriji, ierobežojumi, prioritātes	Absolūti	Skaidro domāšanu, bet tam nevajadzētu pieņemt lēmumu jūsu vietā

Tabulā ir skaidri pateikts kaut kas svarīgs: mākslīgais intelekts vislabāk darbojas, ja uzdevums ir precīzi definēts.

“Palīdzība ar manu projektu” ir neskaidra.

“Izveidojiet sešu soļu palaišanas kontrolsarakstu nelielam iekšējam programmatūras atjauninājumam, kurā iesaistīta IT, klientu atbalsta un pārdošanas komanda” sniedz mākslīgajam intelektam konkrētu risinājumu.

Konkrēts ievads rada konkrētu rezultātu. Diez vai revolucionāri, bet patiesi.

5. Kā uzrakstīt labākus mākslīgā intelekta uzdevumus darbam

Jums nav nepieciešama sarežģīta uzvednes formula. Jums tikai jāsniedz pietiekams konteksts, lai mākslīgais intelekts varētu saprast, kā izskatās labs.

Uzticams darba vietas uzdevums parasti satur piecus elementus:

Uzdevums

Nosakiet precīzi, ko vēlaties.

Piemērs:

"Uzrakstiet e-pastu, kurā paskaidrots piegādes kavējums."

Konteksts

Paskaidrojiet, kas notika un kāpēc uzdevums ir svarīgs.

Piemērs:

"Piegādātājs ir aizkavējis sūtījumu par četrām dienām krājumu problēmas dēļ."

Auditorija

Pastāstiet mākslīgajam intelektam, kurš nolasīs vai izmantos rezultātu.

Piemērs:

"Auditorija ir ilggadējs klients, kurš jau ir neapmierināts."

Vēlamais tonis vai formāts

Aprakstiet, kā atbildei vajadzētu skanēt vai izskatīties.

Piemērs:

“Izmantojiet mierīgu, tiešu un atbildīgu toni. Ne vairāk kā 150 vārdus.”

Nepieciešamā informācija

Uzskaitiet faktus, kas jāiekļauj.

Piemērs:

“Norādiet pārskatīto piegādes datumu, atmaksas iespēju un atbalsta kontaktinformāciju.”

Apkopojot, uzvedne kļūst par:

“Uzrakstiet e-pastu ilgtermiņa klientam, paskaidrojot, ka viņa sūtījums ir aizkavējies par četrām dienām piegādātāja krājumu problēmas dēļ. Izmantojiet mierīgu, tiešu un atbildīgu toni. Ne vairāk kā 150 vārdus. Iekļaujiet pārskatīto piegādes datumu, atmaksas iespēju un atbalsta dienesta kontaktinformāciju.”

Šis uzvednes pieprasījums gandrīz vienmēr sniegs labāku rezultātu nekā “Uzrakstīt kavēšanās e-pastu”

Varat arī lūgt mākslīgajam intelektam pārskatīt savu atbildi:

• Padariet to mazāk formālu

• Noņemt atkārtošanos

• Pievienojiet skaidrāku aicinājumu uz darbību

• Pārrakstiet šo vadības auditorijai

• Identificējiet visus nepamatotos pieņēmumus

• Dodiet man trīs spēcīgākas alternatīvas

• Apstrīdēt šo ieteikumu

Pēdējais ir īpaši vērtīgs. Mākslīgajam intelektam ne vienmēr ir jābūt jūsu uzmundrinātājam. Dažreiz tam vajadzētu būt nedaudz kaitinošam kolēģim, kurš jautā: "Bet kas notiek, ja šis pieņēmums ir nepareizs?" 🧐

6. Kā izmantot mākslīgo intelektu e-pastiem un saziņai darba vietā

E-pasts bieži vien ir vienkāršākais veids, kā sākt.

Mākslīgais intelekts var palīdzēt, ja zināt, ko vēlaties pateikt, bet nevarat atrast pareizo formulējumu. Tas var arī palīdzēt izvairīties no ziņojumiem, kas ir pārāk tieši, pārāk neskaidri vai par trim rindkopām garāki nekā nepieciešams.

Praktiskie pieprasījumi ietver:

• Pārrakstiet to, lai tas izklausītos draudzīgi, bet stingri

• Padarīt šo kodolīgāku

• Pievienojiet skaidru termiņu

• Noņemiet emocionālu valodu

• Padariet to piemērotu augstākajai vadībai

• Pārvērtiet to par pieklājīgu atbildi

• Izskaidrojiet to bez tehniskā žargona

• Izveidojiet trīs tēmas rindas opcijas

Mākslīgais intelekts ir īpaši noderīgs sensitīvai saziņai, taču piesardzība ir svarīga. Veiktspējas problēma, sūdzība, juridiska problēma vai personiska lieta nav jāuztver kā parasts mārketinga paraksts.

Izmantojiet mākslīgo intelektu, lai strukturētu ziņojumu, un pēc tam pārskatiet katru teikumu.

Pajautājiet sev:

• Vai tas ir precīzi?

• Vai tas izklausās pēc manis?

• Vai šo formulējumu varētu pārprast?

• Vai tonis ir piemērots attiecībām?

• Vai tajā ir iekļauta privāta informācija, kuru nevajadzēja ievadīt?

• Vai esmu mierīgs, liekot zem tā savu vārdu?

Pēdējais jautājums ir vienkāršākais kvalitātes kontroles tests. Ja jūs vilcināties to parakstīt, nesūtiet to.

7. Mākslīgā intelekta izmantošana sanāksmēm, kas sniedz faktiskus rezultātus

Sanāksmēs tiek iegūts daudz informācijas, bet kaut kādā veidā ne vienmēr ir daudz skaidrības.

Mākslīgais intelekts var palīdzēt pirms sanāksmes, tās laikā un pēc tās.

Pirms sanāksmes

Izmantojiet mākslīgo intelektu, lai:

• Izveidojiet darba kārtību

• Identificējiet galvenos jautājumus

• Apkopojiet pamatinformāciju

• Sagatavojiet sarunu punktus

• Paredzēt iebildumus

• Izstrādāt lēmumu pieņemšanas ietvaru

Praktisks padoms varētu būt:

“Izveidojiet 30 minūšu darba kārtību sanāksmei par klientu aizkavētu iesaistīšanos. Mērķis ir noteikt galveno vājo vietu, vienoties par īpašnieku un izvēlēties divas darbības šai nedēļai.”

Pēc sanāksmes

Mākslīgais intelekts var pārvērst piezīmes vai transkriptus par:

• Galvenie lēmumi

• Darbības vienumi

• Īpašnieki

• Termiņi

• Atvērti jautājumi

• Riski

• Papildu e-pasta ziņojumi

Neuzticieties rezultātam automātiski. Sanāksmju transkriptos var būt kļūdas, neskaidri runātāji, joki, kas izskatās pēc saistībām, un saistības, kas izklausās pēc jokiem.

Pirms kopsavilkuma kopīgošanas pārskatiet to.

Laba prakse ir lūgt mākslīgajam intelektam sadalīt informāciju trīs grupās:

1. Apstiprināti lēmumi

2. Ierosinātās idejas

3. Neatrisināti jautājumi

Tas neļauj pusapspriestiem ieteikumiem maģiski kļūt par oficiālu politiku vienas nakts laikā.

8. Mākslīgā intelekta izmantošana pētniecībai, neradot pārliecinātas muļķības

Mākslīgais intelekts var palīdzēt jums sākt pētījumus, sakārtot tēmu un noteikt jomas, kuras ir vērts izpētīt.

Tas var:

• Izskaidrojiet nepazīstamu terminoloģiju

• Ģenerēt pētījuma jautājumus

• Salīdzināt jēdzienus

• Ieteikt kategorijas

• Izveidojiet kontūru

• Apkopojiet sniegto informāciju

• Pieņēmumu identificēšana

• Izveidojiet intervijas jautājumus

• Izcelt trūkstošās perspektīvas

Tam nevajadzētu kļūt par jūsu vienīgo patiesības avotu.

Mākslīgais intelekts var radīt neprecīzas detaļas, izdomātus piemērus, novecojušu informācijuvai apgalvojumus, kas izklausās daudz pārliecinātāki, nekā tie ir pelnījuši.

Darba vietas pētījumiem izmantojiet mākslīgo intelektu kā kartes veidotāju, nevis kā pašu teritoriju.

Saprātīgs process izskatās šādi:

1. Palūdziet mākslīgajam intelektam izklāstīt tēmu.

2. Nosakiet apgalvojumus, kuriem ir nozīme.

3. Pārbaudiet svarīgus faktus, izmantojot uzticamu iekšējo vai ārējo informāciju.

4. Palūdziet mākslīgajam intelektam sakārtot pārbaudītos atradumus.

5. Pārskatiet gala rezultātu, lai pārliecinātos par precizitāti un neobjektivitāti.

Varat arī pamudināt mākslīgo intelektu parādīt nenoteiktību:

• Kuras šīs atbildes daļas varētu būt neuzticamas?

• Kādus pieņēmumus jūs izdarāt?

• Kādi fakti man jāpārbauda?

• Kāda informācija mainītu šo ieteikumu?

• Sniedziet man spēcīgāko argumentu pret šo secinājumu.

Šie norādījumi nepadarīs mākslīgo intelektu nekļūdīgu, taču tie mudina uzmanīgāk domāt.

9. Kā izmantot mākslīgo intelektu datiem, pārskatiem un izklājlapām

Mākslīgais intelekts var padarīt skaitļus vieglāk saprotamus, īpaši cilvēkiem, kuri visu dienu nedzīvo izklājlapās.

Tas var jums palīdzēt:

• Izskaidrojiet formulas

• Ieteikt izklājlapu struktūras

• Datu kategorizēšana

• Apkopojiet tendences

• Pārveidojiet skaitļus rakstiskos komentāros

• Iespējamo anomāliju identificēšana

• Izveidojiet diagrammu ieteikumus

• Ziņojuma melnraksta sadaļas

• Tulkojiet tehniskos atklājumus biznesa valodā

Piemēram, tā vietā, lai jautātu:

"Ko nozīmē šie dati?"

Izmēģiniet:

“Pārskatiet šo ikmēneša pārdošanas tabulu. Nosakiet trīs lielākās izmaiņas, iesakiet iespējamos skaidrojumus un uzskaitiet jautājumus, kas man jāuzdod pirms secinājumu izdarīšanas.”

Šī noslēguma klauzula ir svarīga. Dati reti kad paši sevi izskaidro.

Pārdošanas kritumu var izraisīt mazāks pieprasījums, trūkstoši ieraksti, sezonāli modeļi, cenu izmaiņas, aizkavēts līgums vai kāds nejauši ielīmējis vērtības nepareizajā kolonnā. Izklājlapām piemīt talants radīt sīkas katastrofas, vienlaikus izskatoties pilnīgi mierīgām.

Nekad neļaujiet mākslīgajam intelektam pieņemt ietekmīgus finanšu, darbības vai personāla lēmumus, pamatojoties tikai uz ielīmētu datu kopu.

Pārbaudiet:

• Vai dati ir pilnīgi

• Vai mērvienības ir pareizas

• Vai kategorijas ir konsekventas

• Vai trūkstošajām vērtībām ir nozīme

• Vai mākslīgais intelekts pārprata biznesa kontekstu

• Vai korelācija tiek uzskatīta par cēloņsakarību

Mākslīgais intelekts var paātrināt interpretāciju. Atbildība joprojām pieder cilvēkiem.

10. Konfidenciālas un sensitīvas informācijas aizsardzība 🔐

Pirms darba vietas informācijas ievadīšanas jebkurā mākslīgā intelekta rīkā, izprotiet savas organizācijas noteikumus.

Nepieņemiet, ka katra mākslīgā intelekta platforma ir apstiprināta konfidenciālu datu apstrādei.

Sensitīva informācija var ietvert:

• Klientu ieraksti

• Darbinieku informācija

• Paroles vai piekļuves akreditācijas dati

• Medicīniskā informācija

• Juridiskie dokumenti

• Finanšu dati

• Neizlaisti produktu plāni

• Iekšējā stratēģija

• Patentēts kods

• Līguma noteikumi

• Personu identificējoša informācija

Ja iespējams, noņemiet identificējošu informāciju.

Tā vietā, lai ievadītu:

"Uzrakstiet Mančestras operāciju komandas Džordana Smita snieguma pārskatu, kurš nokavēja Acme līguma termiņu."

Izmantojiet kaut ko līdzīgu:

“Uzrakstiet darbības pārskatu operāciju darbiniekam, kurš nokavējis svarīgu klienta termiņu. Atsauksmēm jābūt faktotiskām, konstruktīvām un vērstām uz nākamajiem soļiem.”

Informācijas anonimizācija samazina risku, vienlaikus ļaujot mākslīgajam intelektam palīdzēt ar struktūru.

Pārbaudiet arī to, vai jūsu organizācija nodrošina apstiprinātu uzņēmuma mākslīgā intelekta sistēmu. Šie rīki var ietvert stingrāku datu kontroli, piekļuves pārvaldību un iekšējās politikas.

Ērtības nav labs iemesls, lai atklātu informāciju, kurai vajadzētu palikt privātai. Tā nav inovācija. Tā ir tikai biroja dokumentu skapja atstāšana vaļā lietū.

11. Kur mākslīgajam intelektam nevajadzētu pieņemt galīgo lēmumu

Mākslīgais intelekts var atbalstīt lēmumu pieņemšanu, taču daži lēmumi prasa cilvēka atbildību no sākuma līdz beigām.

Esiet īpaši uzmanīgi ar:

• Pieņemšana darbā un atlaišana

• Darbinieku disciplīna

• Medicīniski lēmumi

• Juridiskā konsultācija

• Kredīta vai finanšu apstiprinājumi

• Drošībai kritisks darbs

• Atbilstības spriedumi

• Veiktspējas vērtēšana

• Jūtīgi klientu strīdi

• Lēmumi, kas saistīti ar diskrimināciju vai taisnīgumu

Mākslīgais intelekts var palīdzēt apkopot pierādījumus, identificēt jautājumus vai salīdzināt scenārijus. Tam nevajadzētu ļaut pieņemt galīgo lēmumu bez kvalificētas cilvēka uzraudzības.

Kāpēc? Tāpēc, ka mākslīgais intelekts nesaprot sekas tā, kā to dara cilvēki. Tas var apstrādāt modeļus, bet tam nav atbildības, empātijas, profesionāla pienākuma vai dzīves konteksta.

Tas var arī reproducēt neobjektivitāti, kas paslēpta piemēros, vēsturiskos datos vai uzdevuma formulējumā.

Labs noteikums ir šāds:

Jo lielāka ietekme uz personas tiesībām, iztiku, drošību vai nākotni, jo mazāka kontrole būtu jāpiešķir mākslīgajam intelektam.

Šis noteikums nav uzkrītošs, bet tas ir spēkā.

12. Kā vadītāji var ieviest mākslīgo intelektu, neradot paniku

Kad vadītāji slikti ievieš mākslīgo intelektu, darbinieki bieži dzird vienu vēstījumu:

"Mēs atradām mašīnu, kas varētu tevi aizstāt."

Pat ja tas nav paredzēts, neskaidra komunikācija rada trauksmi.

Labāka pieeja ir izskaidrot:

• Kāpēc tiek ieviesta mākslīgā intelekta tehnoloģija

• Kādus uzdevumus tas var atbalstīt

• Kuri uzdevumi joprojām ir cilvēka vadīti

• Kādus datus darbinieki var ievadīt

• Kāda pārskatīšana ir nepieciešama

• Kā ziņot par kļūdām

• Kā tiks mērīti panākumi

• Kāda apmācība tiks nodrošināta

Vadītājiem jākoncentrējas uz praktiskiem piemēriem, nevis grandioziem solījumiem.

Piemēram:

“Mēs izmantojam mākslīgo intelektu, lai izveidotu pirmos ikdienas klientu atbilžu melnrakstus. Katru atbildi joprojām pārskatīs atbalsta dienesta aģents.”

Tas ir skaidrāk nekā:

“Mēs uzlabojam klientu pieredzi, izmantojot nākamās paaudzes intelektu.”

Otrais teikums izklausās dārgi un gandrīz neko nenozīmē.

Komandām arī jāļauj eksperimentēt drošās robežās. Darbinieki, kas veic darbu, bieži vien atrod labākos lietošanas gadījumus, jo viņi precīzi zina, kuri procesi ir atkārtoti, nomācoši un satur kopā viena varonīga izklājlapa.

13. Vienkāršs ietvars šīs nedēļas sākšanai

Lai sāktu izmantot mākslīgo intelektu, nepārspīlējot lietas, izvēlieties vienu uzdevumu ar zemu risku.

1. darbība. Atrodiet atkārtotu uzdevumu

Meklējiet darbu, ko veicat vairākas reizes nedēļā.

Piemēri:

• Turpmāko e-pastu rakstīšana

• Apkopojošās sanāksmes

• Atskaišu formatēšana

• Darba kārtības izveide

• Satura pārrakstīšana

• Piezīmju organizēšana

2. solis: definējiet vērtīgu rezultātu

Izlemiet, kā izskatās panākumi.

Varbūt vēlaties samazināt izstrādes laiku, uzlabot konsekvenci, samazināt kļūdas vai izveidot skaidrākus rīcības punktus.

3. darbība. Izveidojiet atkārtoti izmantojamu uzvedni

Uzrakstiet uzdevumu, kurā iekļauts uzdevums, konteksts, auditorija, formāts un ierobežojumi.

Saglabājiet to kaut kur viegli pieejamā vietā.

4. solis: pārskatiet katru izvadi

Pārbaudiet faktus, toni, privātumu un atbilstību.

Nejauciet ātrumu ar kvalitāti.

5. darbība. Uzlabojiet uzvedni

Ievērojiet, kādas kļūdas mākslīgais intelekts pieļauj.

Pievienojiet skaidrākus norādījumus. Sniedziet piemērus. Novērsiet neskaidrības. Lūdziet citu struktūru.

6. darbība. Izmēriet rezultātu

Vai tas ietaupīja laiku? Vai kvalitāte uzlabojās? Vai tas radīja papildu rediģēšanas darbu?

Dažas mākslīgā intelekta darbplūsmas izskatās iespaidīgi, bet gandrīz neko neietaupa. Citas nemanāmi atbrīvo no stundas vilšanās katru nedēļu.

Paturiet otro veidu.

14. Biežāk pieļautās kļūdas, ko cilvēki pieļauj, izmantojot mākslīgo intelektu darba vietā

Izpratne par to, kā izmantot mākslīgo intelektu darbā, nozīmē arī zināt, ko nedarīt.

Sniedzot neskaidrus norādījumus

Vāja ievade rada vispārīgu izvadi.

Pievienojiet kontekstu, piemērus, ierobežojumus un skaidru mērķi.

Uzticoties pirmajai atbildei

Pirmā atbilde ir melnraksts, nevis akmenī iecirsts bauslis.

Lūdziet pārskatījumus.

Kopēšana bez rediģēšanas

Mākslīgā intelekta ģenerēts teksts var šķist elegants, bet tukšs. Pievienojiet reālas detaļas, izņemiet vispārīgas frāzes un padariet to cilvēcisku.

Konfidenciālu datu koplietošana

Neielīmējiet sensitīvu informāciju neapstiprinātās sistēmās.

Izmantojot mākslīgo intelektu visam

Dažus uzdevumus var ātrāk paveikt pašam.

Tev nav nepieciešama sešu rindkopu gara mākslīgā intelekta uzvedne, lai uzrakstītu “Paldies, es to šodien pārskatīšu”

Mākslīgā intelekta izmantošanas slēpšana, kad informācijas atklāšana ir svarīga

Dažām organizācijām, klientiem vai nozarēm ir nepieciešama pārredzamība. Ievērojiet attiecīgo politiku.

AI izvades apstrāde kā objektīva

Mākslīgais intelekts atspoguļo modeļus un pieņēmumus. Tas nav automātiski neitrāls.

Bojāta procesa automatizācija

Paātrinot sliktu procesu, tas nepadara to labu. Tas tikai rada kļūdas iespaidīgā ātrumā 💨

Pirms darbplūsmas automatizācijas izlabojiet to.

15. Veidojot noturīgu mākslīgā intelekta ieradumu

Labākais veids, kā pierast pie mākslīgā intelekta darba vietā, ir to regulāri izmantot nelieliem, specifiskiem uzdevumiem.

Sāciet ar vienu vai divām atkārtojamām aktivitātēm.

Piemēram:

• Katru pirmdienu izmantojiet mākslīgo intelektu, lai sakārtotu savas prioritātes.

• Pēc sanāksmēm pārvērtiet piezīmes par rīcības plāniem.

• Pirms gara e-pasta nosūtīšanas palūdziet mākslīgajam intelektam to saīsināt.

• Lēmuma pieņemšanas brīdī lūdziet izteikt pieņēmumus un pretargumentus.

• Projekta beigās izmantojiet mākslīgo intelektu, lai strukturētu gūtās atziņas.

Saglabājiet nelielu uzdevumu bibliotēku atkārtoti veicamiem uzdevumiem. Laika gaitā jūs attīstīsiet izpratni par to, kuri uzdevumi ir piemēroti un kur cilvēka spriedumam ir vislielākā nozīme.

Jūs arī uzzināsiet, kad nevajadzētu izmantot mākslīgo intelektu.

Tā ir arī daļa no mākslīgā intelekta pratības.

Mērķis nav maksimāla mākslīgā intelekta izmantošana. Mērķis ir labāks darbs.

Praktiska noslēguma piezīme

Mākslīgā intelekta lietošanas apguve darbā galvenokārt ir saistīta ar skaidras deleģēšanas apguvi.

Mākslīgais intelekts ir vērtīgs dokumentu izstrādei, apkopošanai, pielāgošanai, organizēšanai, skaidrošanai un izpētei. Tas var samazināt atkārtotu darbu un palīdzēt daudz ātrāk pāriet no tukšas lapas uz praktiski izmantojamu pirmo versiju.

Bet tam ir vajadzīgas robežas.

Aizsargājiet konfidenciālu informāciju. Pārbaudiet svarīgus apgalvojumus. Pārskatiet sensitīvu saziņu. Uzņemieties atbildību par cilvēkiem, pieņemot lēmumus ar lielu ietekmi. Un, lūdzu, pretojieties kārdinājumam automatizēt procesu, ko neviens nesaprot.

Sāc ar mazumiņu. Izvēlies vienu kaitinošu, atkārtojamu uzdevumu. Sniedzi AI skaidrus norādījumus, pārskati rezultātu un pilnveido procesu.

Pareizi izmantots, mākslīgais intelekts nepadara darbu mazāk cilvēcisku. Tas rada vairāk vietas tām darba daļām, kurām vispār nepieciešami cilvēki – spriestspējai, uzticībai, uzmanībai, empātijai un spējai pamanīt, kad sapulce ir pilnībā novirzījusies no ierastā. 

Praktisks piemērs: sapulces piezīmju pārvēršana par uzticamiem rīcības plāniem

Scenārijs

Maija vada klientu adaptāciju augošā programmatūras uzņēmumā. Viņa katru nedēļu apmeklē trīs projektu sanāksmes, veic aptuvenas piezīmes, kamēr cilvēki runā, un vēlāk pārvērš šīs piezīmes par papildu e-pastiem.

Uzdevums ir atkārtojošs, taču tam ir zināms risks. Ierosināto termiņu var viegli sajaukt ar saskaņotu, savukārt vispārīgs ieteikums var netīšām kļūt par kāda cita atbildību. Tātad mērķis nav ļaut mākslīgajam intelektam izlemt, kas noticis. Tas ir paredzēts, lai izmantotu mākslīgo intelektu piezīmju sakārtošanai, kamēr Maya pārbauda katru lēmumu, īpašnieku un datumu pirms kopsavilkuma kopīgošanas.

Kas asistentam ir nepieciešams

Maija nodrošina:

• Viņas anonimizētas sanāksmes piezīmes vai apstiprināts transkripts

• Sanāksmes mērķis

• Dalībnieku saraksts un viņu lomas

• Nepieciešamais izvades formāts

• Noteikums, kas nosaka, ka trūkstošie īpašnieki vai termiņi ir jāmarķē, nevis jāizdomā

• Skaidra atšķirība starp apstiprinātiem lēmumiem, ierosinātām idejām un neatrisinātiem jautājumiem

• Viņas uzņēmuma apstiprinātā metode konfidenciālas informācijas apstrādei

Pirms jebkādu datu augšupielādes viņa noņem klientu vārdus, personas datus, piekļuves akreditācijas datus un komerciāli sensitīvu informāciju, ja vien mākslīgā intelekta sistēmai nav īpaši atļauts apstrādāt šos datus.

Instrukcijas piemērs

“Pārveidojiet tālāk sniegtās sanāksmes piezīmes kodolīgā kopsavilkumā par paveikto darbu.”.

Organizējiet atbildi zem šiem virsrakstiem:

1. Apstiprināti lēmumi

2. Darbības vienumi

3. Ierosinātās idejas

4. Neatrisināti jautājumi

5. Riski vai atkarības

Katram darbības vienumam norādiet uzdevumu, īpašnieku un termiņu. Ja īpašnieks vai termiņš netika skaidri saskaņots, rakstiet “Nav apstiprināts”. Neizmantojiet netiešas saistības un neizdomājiet detaļas.

Kopsavilkumam jābūt ne garākam par 350 vārdiem. Izmantojiet skaidru, neitrālu valodu, kas ir piemērota visiem sanāksmes dalībniekiem.

Pirms pabeigšanas uzskaitiet visus apgalvojumus, kas ir neskaidri vai varētu būt jāpārbauda

Laba vai slikta produkcija

Vājas darbības vienums varētu teikt:

“Sems līdz piektdienai atjauninās ievadceļu.”

Tas izklausās skaidri, taču nav droši, ja piezīmēs ir norādīts tikai tas, ka Sems varētu pārskatīt rokasgrāmatu, un nav panākta vienošanās par termiņu.

Labāka versija teiktu:

“Izskatiet ieviešanas rokasgrāmatu — ierosinātais īpašnieks: Sems; termiņš: nav apstiprināts.”

Otrā versija saglabā nenoteiktību, nevis klusi pārvērš diskusiju par saistībām.

Kā to pārbaudīt

Maija izveido nelielu testu kopu, izmantojot sešas iepriekšējās sanāksmes, kuru rezultātus viņa jau zina.

Viņa pārbauda, ​​vai asistents:

• Atdala lēmumus no ieteikumiem

• Precīzi kopē vārdus, datumus un termiņus

• Atzīmē trūkstošo informāciju kā neapstiprinātu

• Izvairās piešķirt uzdevumus, par kuriem nekad nav panākta vienošanās

• Ietver svarīgus neatrisinātus jautājumus

• Izveido kopsavilkumu, ko var saprast cits dalībnieks

• Izslēdz no ievades datiem izņemto konfidenciālo informāciju

Viņa arī pievieno apzinātus malas gadījumus:

• Dalībnieks joko par uzdevuma pabeigšanu

• Divi cilvēki apspriež īpašumtiesības, nepanākot vienošanos

• Kāds piemin divus iespējamos termiņus

• Transkriptā komentārs tiek piešķirts nepareizajam runātājam

• Lēmums tiek mainīts vēlāk sanāksmē

• Uzdevums ir saskaņots, bet īpašnieks netiek norādīts

Darbplūsma ir veiksmīga tikai tad, kad Maija var izsekot katram lēmumam un darbībai līdz sākotnējām piezīmēm.

Rezultāts

Ilustratīvs rezultāts: Maija divu nedēļu laikā testē procesu, izmantojot sešus sanāksmju kopsavilkumus.

Iepriekš viņas manuālais process aizņēma vidēji 18 minūtes katrā sanāksmē. Izmantojot mākslīgo intelektu, pirmā melnraksta ģenerēšana aizņem aptuveni 2 minūtes, kam seko vidēji 7 minūtes pārbaudei un rediģēšanai. Tas samazina kopējo apstrādes laiku no 18 minūtēm līdz 9 minūtēm katrā sanāksmē.

Sešu sanāksmju laikā ietaupījumu piemērs ir šāds:

• Iepriekšējais kopsumma: 6 × 18 minūtes = 108 minūtes

• Kopējais laiks ar mākslīgā intelekta palīdzību, ieskaitot pārskatīšanu: 6 × 9 minūtes = 54 minūtes

• Ilustratīvi ietaupītais laiks: 54 minūtes

Pieci no sešiem kopsavilkumiem atbilst pieņemšanas kontrolsarakstam pēc vienas pārskatīšanas. Atlikušajam kopsavilkumam nepieciešama otrreizēja pārskatīšana, jo transkripts radīja neskaidrības diviem runātājiem.

Šie skaitļi ir aptuvens aprēķins, kas balstīts uz norādīto testa iestatījumu, nevis publicēts uzņēmuma rezultāts. Izlase ir neliela, sanāksmes var atšķirties pēc sarežģītības, un aprēķinā ir iekļauts pārskatīšanas laiks, bet nav iekļauts laiks, kas nepieciešams transkriptu tīrīšanai vai anonimizācijai.

Kas var noiet greizi

Asistents var:

• Izgudrojiet īpašnieku nepiešķirtam uzdevumam

• Uztveriet ieteikto datumu kā apstiprinātu termiņu

• Nepamanīt lēmumu, kas bija formulēts netieši

• Piedēvēt komentāru nepareizajai personai

• Izveidojiet noslīpētu kopsavilkumu, kas slēpj nenoteiktību

• Saglabājiet piezīmēs iekļauto sensitīvo informāciju

• Ja mainās sapulces veidne, ievērojiet novecojušus norādījumus

Visnopietnākā kļūda būtu kopsavilkuma nosūtīšana bez pārbaudes. Teksta plūdums neliecina par ieraksta precizitāti.

Tāpēc Maija salīdzina katru darbības vienību ar avota piezīmēm, apstiprina neskaidras saistības ar attiecīgo personu un saglabā oriģinālās piezīmes pieejamas atsaucei. Sensitīvas vai strīdīgas lietas tiek risinātas manuāli, nevis deleģētas asistentam.

Praktiska līdzņemšana

Mākslīgais intelekts šeit ir vērtīgs, jo tas esošo informāciju pārvērš skaidrākā struktūrā. Tas neaizstāj personu, kas ir atbildīga par lēmuma apstiprināšanu.

Droša darbplūsma ir vienkārša: nodrošināt skaidrus noteikumus, noņemt sensitīvu informāciju, pieprasīt, lai mākslīgais intelekts parādītu nenoteiktību, pārbaudīt to ar zināmiem piemēriem un iekļaut cilvēka veiktu pārskatīšanu jebkurā apgalvotajā laika ietaupījumā.

Bieži uzdotie jautājumi

Kā iesācēji var sākt droši izmantot mākslīgo intelektu darbā?

Sāciet ar vienu atkārtotu, zema riska uzdevumu, piemēram, papildu e-pasta ziņojumu sagatavošanu, piezīmju kopsavilkumu veidošanu, darba kārtības izveidi vai esošā satura reorganizēšanu. Sniedziet mākslīgajam intelektam skaidrus norādījumus un pēc tam pārskatiet rezultātu, lai pārliecinātos par precizitāti, toni, privātumu un atbilstību. Izvairieties ievadīt sensitīvu informāciju, ja vien jūsu organizācija nav apstiprinājusi rīku šo datu apstrādei.

Kādus uzdevumus vislabāk automatizēt, izmantojot darba vietas mākslīgo intelektu?

Mākslīgais intelekts labi darbojas, veidojot pirmos melnrakstus, pārstrādājot esošo informāciju un organizējot pamata analīzi. Piemēroti uzdevumi ietver dokumentu pārrakstīšanu, sanāksmju darbību izvilkšanu, atsauksmju grupēšanu, izklājlapu tendenču skaidrošanu un kontrolsarakstu ģenerēšanu. Tas ir mazāk piemērots lēmumiem ar lielu ietekmi, kas saistīti ar nodarbinātību, juridiskiem jautājumiem, drošību, finansēm, veselības aprūpi vai taisnīgumu.

Kā uzrakstīt labu mākslīgā intelekta uzvedni darbam?

Spēcīgs darba vietas uzdevums izskaidro uzdevumu, kontekstu, auditoriju, vēlamo formātu un nepieciešamās detaļas. Tā vietā, lai lūgtu vispārīgu palīdzību, aprakstiet konkrēto nepieciešamo rezultātu un visus ierobežojumus, piemēram, vārdu skaitu vai toni. Atbildi varat vēl vairāk precizēt, lūdzot mākslīgajam intelektam noņemt atkārtošanos, identificēt pieņēmumus vai atzīmēt informāciju, kas jāpārbauda.

Kā es varu izmantot mākslīgo intelektu e-pastiem, neizklausoties pēc robota?

Sniedziet sākotnējo ziņojumu, tā mērķi, savas attiecības ar adresātu un vēlamo toni. Palūdziet mākslīgajam intelektam padarīt e-pastu kodolīgu, draudzīgu, stingru vai atbilstošu konkrētai auditorijai. Pirms nosūtīšanas pievienojiet konkrētas detaļas, izņemiet vispārīgus vārdus un pārbaudiet, vai katrs teikums zem jūsu vārda izklausās dabiski.

Kā būtu jāpārskata mākslīgā intelekta ģenerētās sanāksmju piezīmes?

Salīdziniet katru lēmumu, darbību, īpašnieku un termiņu ar oriģinālajām piezīmēm vai apstiprinātu transkriptu. Pieprasiet, lai mākslīgais intelekts atdalītu apstiprinātus lēmumus no ierosinātajām idejām un neatrisinātajiem jautājumiem. Trūkstošā informācija jāmarķē ar “Nav apstiprināts”, nevis jāmin, īpaši, ja runātāji apsprieda iespējamos īpašniekus vai datumus, nepanākot vienošanos.

Vai mākslīgais intelekts var precīzi analizēt izklājlapas un biznesa datus?

Mākslīgais intelekts var izskaidrot formulas, apkopot tendences, identificēt iespējamās anomālijas un pārvērst skaitļus rakstiskos komentāros. Tomēr tā interpretācija ir atkarīga no tīriem datiem un pietiekama biznesa konteksta. Pirms rezultātu izmantošanas finanšu, darbības vai personāla lēmumu pieņemšanai pārbaudiet mērvienības, trūkstošās vērtības, kategoriju konsekvenci un to, vai pastāv alternatīvi skaidrojumi.

Kādu informāciju par darba vietu nekad nevajadzētu ievadīt mākslīgajā intelektā?

Izvairieties ievadīt paroles, piekļuves akreditācijas datus, klientu ierakstus, darbinieku datus, medicīnisko informāciju, juridiskus dokumentus, patentētu kodu, neizpaustus plānus vai sensitīvus finanšu datus neapstiprinātās sistēmās. Cik vien iespējams, noņemiet vārdus un identificējošu informāciju. Jūsu organizācijas datu politikai un apstiprinātajiem uzņēmuma rīkiem jānosaka, kādu informāciju var droši apstrādāt.

Kā vadītāji var ieviest mākslīgo intelektu darbā, neuztraucot darbiniekus?

Vadītājiem jāpaskaidro, kāpēc tiek ieviests mākslīgais intelekts, kādus uzdevumus tas atbalstīs, kas joprojām ir cilvēka vadīts un kā ir jāpārskata rezultāti. Viņiem arī jādefinē apstiprinātas datu apstrādes prakses, apmācība, ziņošanas procedūras un panākumu rādītāji. Konkrēti piemēri parasti rada lielāku uzticību nekā neskaidri solījumi par pārveidi vai intelektiskām darbplūsmām.

Kādas ir visbiežāk pieļautās kļūdas, izmantojot mākslīgo intelektu darbā?

Biežāk pieļautās kļūdas ir neskaidru norādījumu sniegšana, uzticēšanās pirmajai atbildei, satura kopēšana bez rediģēšanas un konfidenciālas informācijas kopīgošana. Cilvēki var arī automatizēt bojātus procesus vai uzskatīt mākslīgā intelekta rezultātus par objektīviem. Labāka pieeja ir pārbaudīt svarīgus apgalvojumus, pārskatīt vājus melnrakstus, testēt atkārtojamas darbplūsmas un skaidri noteikt cilvēka atbildību.

Kā es varu izmērīt, vai mākslīgā intelekta darbplūsma ietaupa laiku?

Izmēriet visu procesu, tostarp ievades datu sagatavošanu, informācijas anonimizāciju, izvades datu pārbaudi un labojumu veikšanu. Salīdziniet šo kopsummu ar iepriekšējās darbplūsmas laiku un kvalitāti. Efektīvam mākslīgā intelekta procesam vajadzētu samazināt piepūli vai uzlabot konsekvenci, neradot nepieņemamus privātuma, precizitātes vai atbildības riskus.

Atsauces

1. Apvienotās Karalistes valdība — mākslīgā intelekta rokasgrāmata Apvienotās Karalistes valdībai — gov.uk

2. Nacionālais standartu un tehnoloģiju institūts — Mākslīgā intelekta riska pārvaldības sistēma: Ģeneratīvais mākslīgais intelekts — nist.gov

3. Informācijas komisāra birojs — mākslīgais intelekts, datu aizsardzība un publiskais sektors: mākslīgā intelekta politika — ico.org.uk

4. Nacionālais ekonomisko pētījumu birojs — nber.org

5. ASV Vienlīdzīgu nodarbinātības iespēju komisija — kāda ir EEOC loma mākslīgā intelekta jomā? — eeoc.gov

6. Valdības komunikācijas dienests — GCS Ģeneratīvā mākslīgā intelekta politika — communications.gov.uk

7. OpenAI — praktisks ceļvedis būvniecībā ar mākslīgo intelektu — openai.com

Atrodiet jaunāko mākslīgo intelektu oficiālajā mākslīgā intelekta palīgu veikalā

Par mums